NIR-ul (Nota de intrare-recepție): ce este, când ai nevoie de el și ce spune legea

NIR-ul, prescurtare de la Nota de intrare-recepție, este documentul prin care se confirmă faptul că bunurile achiziționate au fost recepționate efectiv de către firmă. Acesta atestă intrarea fizică a mărfurilor în gestiune și verificarea lor din punct de vedere cantitativ și calitativ, fiind un document esențial în evidența stocurilor.
Din punct de vedere legal, NIR-ul este recunoscut ca document financiar-contabil prin Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, care stabilește lista documentelor justificative utilizate în contabilitate. Deși legislația nu impune explicit întocmirea unui NIR pentru fiecare factură, orice operațiune economică trebuie justificată prin documente, iar recepția bunurilor trebuie dovedită printr-un document intern.
În practică, NIR-ul este documentul standard utilizat pentru a confirma că bunurile facturate au fost primite efectiv, în cantitatea și condițiile corespunzătoare. De aceea, pentru firmele care lucrează cu stocuri, NIR-ul nu este un simplu formular opțional, ci un element esențial pentru o evidență corectă și completă.

Ce rol are NIR-ul în firmă
Rolul principal al NIR-ului este de a face legătura între documentele primite de la furnizori și evidența internă a stocurilor. Practic, NIR-ul confirmă că marfa menționată în documentele de livrare a ajuns efectiv în firmă și poate fi introdusă în gestiune.
Factura arată că bunurile au fost cumpărate, însă NIR-ul arată că ele au fost primite. Fără acest document, evidența stocurilor este incompletă, chiar dacă există facturi de achiziție.

Când este necesar NIR-ul
NIR-ul este necesar în special pentru firmele care desfășoară activități ce implică gestiunea de stocuri, cum ar fi comerțul, producția sau distribuția. În aceste cazuri, NIR-ul se întocmește de fiecare dată când intră bunuri în gestiune.
Situațiile frecvente în care se întocmește NIR sunt:
• recepția mărfurilor achiziționate de la furnizori;
• intrarea materiilor prime sau a materialelor consumabile;
• recepția bunurilor livrate pe bază de aviz de însoțire;
• constatarea diferențelor între cantitățile livrate și cele facturate.

NIR-ul se face cu sau fără factură?
În practică, NIR-ul se întocmește pe baza documentelor de livrare, care pot fi factura fiscală sau avizul de însoțire a mărfii.
Dacă bunurile sosesc în firmă însoțite de un aviz, NIR-ul confirmă recepția acestora, iar factura se emite ulterior. Dacă bunurile sosesc direct cu factură, NIR-ul confirmă că produsele facturate au fost recepționate efectiv.

Ce informații conține un NIR
Un NIR corect întocmit conține informații clare despre furnizor, documentul de livrare, bunurile recepționate, cantitățile și eventualele observații privind starea mărfurilor. Documentul este, de regulă, semnat de persoanele responsabile cu recepția, pentru a confirma verificarea efectuată.
Aceste informații sunt importante pentru a evita neconcordanțe între evidența contabilă și realitatea din gestiune.

Ce se întâmplă dacă nu întocmești NIR
Lipsa NIR-ului poate crea probleme în evidența stocurilor și în relația cu contabilitatea. În cazul unui control, autoritățile pot solicita documente care să dovedească nu doar achiziția bunurilor, ci și intrarea lor efectivă în gestiune.
Pe scurt, factura dovedește tranzacția, dar NIR-ul dovedește recepția. Fără NIR, există riscul ca evidența stocurilor să fie considerată incompletă sau incorectă.

NIR-ul și contabilitatea
Pentru contabilitate, NIR-ul este un document de bază în înregistrarea stocurilor. El permite evidențierea corectă a bunurilor intrate în firmă și este folosit pentru calculul consumurilor, al costurilor și pentru inventariere.
De aceea, chiar dacă este un document intern, NIR-ul are un impact direct asupra corectitudinii situațiilor financiare.

Concluzie: NIR-ul confirmă realitatea din spatele facturii
NIR-ul este documentul care confirmă faptul că bunurile achiziționate au intrat efectiv în firmă. Chiar dacă nu este un document fiscal în sine, el este recunoscut de legislația contabilă și este esențial pentru o evidență corectă a stocurilor.
Pentru firmele care lucrează cu marfă, NIR-ul nu este opțional, ci o piesă importantă din mecanismul care asigură ordine, control și conformitate fiscală.