Emiterea unei facturi nu înseamnă automat și încasarea banilor. În practică, situațiile în care o factură rămâne neîncasată sunt destul de frecvente, mai ales în relațiile comerciale cu termene de plată. Totuși, chiar dacă banii nu au intrat încă în cont, factura produce efecte din punct de vedere contabil și fiscal și trebuie tratată cu atenție.
Pentru antreprenori, facturile neîncasate pot afecta atât cash flow-ul, cât și obligațiile față de stat. De aceea, este important să știi exact ce urmează după emiterea unei facturi și ce opțiuni ai atunci când plata întârzie.
Factura emisă trebuie înregistrată, chiar dacă nu este plătită
Din punct de vedere contabil, o factură emisă trebuie înregistrată în evidența firmei indiferent dacă a fost sau nu încasată. Aceasta reflectă o creanță a firmei față de client și apare ca venit în contabilitate.
Pentru firmele plătitoare de TVA, regula generală este că TVA-ul devine exigibil la data emiterii facturii, nu la momentul încasării. Asta înseamnă că, în lipsa unui regim special, TVA-ul trebuie declarat și plătit chiar dacă clientul nu a achitat încă factura.
Excepția: TVA la încasare
Există însă și o excepție importantă – regimul TVA la încasare. Dacă firma ta aplică acest regim, TVA-ul aferent facturii devine exigibil doar în momentul încasării, nu la emitere.
În acest caz:
• factura se emite și se înregistrează normal;
• TVA-ul nu se plătește până când banii nu sunt încasați;
• regimul trebuie menționat clar pe factură, conform legislației.
Acest sistem este gândit tocmai pentru a proteja firmele de situațiile în care sunt obligate să plătească TVA pentru bani pe care nu i-au primit încă.
Ce se întâmplă dacă factura întârzie mult sau nu mai este plătită
Atunci când o factură rămâne neîncasată o perioadă lungă de timp, pot apărea mai multe situații:
• blocaje de cash flow;
• dificultăți în achitarea taxelor și cheltuielilor curente;
• necesitatea de a urmări creanța sau chiar de a lua măsuri legale.
Din punct de vedere contabil, factura rămâne evidențiată ca factură neîncasată, iar firma trebuie să o monitorizeze constant. În anumite cazuri, se pot constitui ajustări sau provizioane, în funcție de situația clientului și de șansele reale de recuperare a sumei.
Importanța monitorizării facturilor neîncasate
Gestionarea atentă a facturilor neîncasate este esențială pentru sănătatea financiară a unei afaceri. O evidență clară te ajută să:
• știi exact ce sume ai de încasat;
• identifici rapid facturile scadente sau întârziate;
• iei decizii mai bune legate de colaborări viitoare;
• eviți surprize neplăcute la raportările fiscale.
Folosirea unei aplicații de facturare care evidențiază clar statusul facturilor (emise, încasate, restante) face acest proces mult mai simplu și mai sigur.
Concluzie
O factură emisă, dar neîncasată, nu este doar o problemă de plată, ci una de gestiune financiară și fiscală. Chiar dacă banii nu au fost încasați, factura produce efecte contabile și, în multe cazuri, fiscale.
Monitorizarea constantă, stabilirea unor termene de plată clare și utilizarea unor instrumente digitale de facturare te ajută să reduci riscurile și să ai control real asupra situației financiare a firmei tale.
