Codul VIES: ce este, când îl verifici și de ce este important

Codul VIES este unul dintre acele elemente de facturare care par tehnice la prima vedere, dar care joacă un rol esențial în tranzacțiile dintre firme din Uniunea Europeană. Mulți antreprenori află de existența lui abia atunci când apare o problemă legată de TVA sau când contabilul cere verificarea codului partenerului extern.
VIES este sistemul european prin care se verifică dacă o firmă este înregistrată în scopuri de TVA într-un stat membru al Uniunii Europene. Practic, codul VIES confirmă că partenerul tău este plătitor de TVA și că pot fi aplicate regulile speciale de TVA pentru tranzacțiile intracomunitare.

Ce este codul VIES
Codul VIES nu este un cod diferit de codul de TVA. Este, de fapt, codul de TVA al firmei, verificat într-o bază de date comună la nivelul Uniunii Europene. Validare cod TVA în VIES — Verificator UE (gratuit)
Prin sistemul VIES, poți verifica dacă un cod de TVA este:
– valid;
– activ la momentul tranzacției;
– înregistrat într-un stat membru UE.
Această verificare este esențială înainte de emiterea unei facturi fără TVA către un client din UE.

Când trebuie verificat codul VIES
Codul VIES trebuie verificat atunci când facturezi bunuri sau servicii către un client din Uniunea Europeană și intenționezi să emiți factura fără TVA, aplicând regimul de taxare inversă sau livrare intracomunitară.
Verificarea trebuie făcută la momentul tranzacției, nu ulterior. Dacă la data emiterii facturii codul nu este valid, există riscul ca factura să fie considerată emisă incorect din punct de vedere al TVA.

De ce este important codul VIES
Codul VIES este dovada că partenerul tău este plătitor de TVA într-un alt stat membru. Fără această confirmare, autoritățile fiscale pot considera că TVA-ul trebuia aplicat conform regulilor din România.
Pe scurt, codul VIES justifică:
– emiterea facturii fără TVA;
– aplicarea taxării inverse;
– raportarea corectă a operațiunilor intracomunitare.

Ce se întâmplă dacă nu verifici codul VIES
Dacă emiți o factură fără TVA către un client din UE al cărui cod VIES nu este valid, există riscul ca TVA-ul să devină datorat în România. Acest lucru poate duce la ajustări fiscale, diferențe de plată și penalități.
De aceea, verificarea codului VIES nu este o formalitate, ci un pas esențial în facturarea internațională.

Concluzie: codul VIES confirmă cine este responsabil de TVA
Codul VIES confirmă că partenerul tău din UE este plătitor de TVA și că obligația de plată a TVA-ului îi revine acestuia, nu ție. Verificarea codului înainte de facturare este o etapă simplă, dar extrem de importantă, pentru o evidență fiscală corectă.Codul VIES: ce este, când îl verifici și de ce este important