Emiterea unei facturi este un pas important, dar nu este ultimul. Mulți antreprenori sau freelanceri au impresia că, odată ce factura a fost emisă, procesul s-a încheiat. În realitate, după emitere urmează câțiva pași esențiali care asigură că factura este corectă, validă din punct de vedere fiscal și că va fi, în cele din urmă, încasată.
În acest articol explicăm, pe înțelesul tuturor, ce se întâmplă după ce emiți o factură și ce trebuie să verifici pentru a rămâne în control.
Ce înseamnă, de fapt, „emiterea” unei facturi
Emiterea unei facturi înseamnă generarea documentului cu toate informațiile necesare: datele tale, datele clientului, produsele sau serviciile, valorile și TVA-ul, acolo unde este cazul. Din punct de vedere fiscal, însă, emiterea nu este suficientă în toate situațiile.
În contextul actual, în special pentru facturile care trebuie transmise prin sistemul e-Factura, emiterea este doar începutul procesului.
Transmiterea facturii către client și către ANAF
După emitere, factura trebuie transmisă clientului. În cazul facturilor care intră sub incidența e-Factura, documentul este transmis și către ANAF, într-un format electronic standardizat.
Această transmitere este esențială, deoarece doar facturile ajunse corect în sistemul e-Factura sunt considerate valide din punct de vedere fiscal. O factură emisă, dar netransmisă, poate fi considerată incompletă sau neconformă.
Verificarea statusului facturii
După transmitere, factura are un anumit status: trimisă, validată sau, în unele cazuri, respinsă. Acest status îți arată dacă factura a fost acceptată în sistem și dacă poate fi folosită fără probleme în evidența fiscală.
Este important să verifici acest status, mai ales în cazul e-Factura, pentru a te asigura că documentul nu conține erori care necesită corectare.
Urmărirea încasării facturii
Un alt pas esențial după emiterea facturii este urmărirea încasării. O factură emisă și validată nu înseamnă automat că a fost și plătită. Monitorizarea termenelor de plată te ajută să menții un cash flow sănătos și să eviți întârzierile.
Evidența clară a facturilor încasate și neîncasate îți oferă o imagine reală asupra situației financiare a afacerii tale.
Ce faci dacă factura nu este plătită
Dacă termenul de plată este depășit, este important să reacționezi. De cele mai multe ori, o simplă notificare către client rezolvă situația. În cazurile în care întârzierea persistă, pot fi necesare pași suplimentari, dar aceștia trebuie abordați într-un mod profesionist și documentat.
Arhivarea facturii și păstrarea evidenței
După ce factura a fost emisă, transmisă și încasată, aceasta trebuie păstrată în evidențele tale. Facturile fac parte din documentele care trebuie arhivate conform legislației fiscale și pot fi solicitate în cazul unui control.
O arhivare organizată, preferabil digitală, te ajută să găsești rapid documentele atunci când ai nevoie de ele.
Cum te ajută o aplicație de facturare
O aplicație de facturare simplifică întregul proces, de la emitere până la încasare. Statusurile sunt vizibile, documentele sunt transmise corect către ANAF, iar evidența este centralizată într-un singur loc.
Astfel, nu mai trebuie să îți amintești fiecare pas sau să verifici manual dacă ai făcut tot ce trebuie.
Concluzie: Emiterea este doar începutul
Emiterea unei facturi este primul pas dintr-un proces mai amplu. După emitere urmează transmiterea, validarea, urmărirea încasării și arhivarea documentului. Parcurgerea corectă a acestor pași asigură conformitatea fiscală și îți oferă control asupra situației financiare.
Cu instrumentele potrivite și cu o evidență clară, procesul de facturare devine previzibil, sigur și lipsit de stres.
