Avizul de însoțire a mărfii: când este obligatoriu și când nu

Avizul de însoțire a mărfii este unul dintre documentele care ridică cele mai multe semne de întrebare pentru antreprenori. Mulți nu sunt siguri dacă au nevoie de el, când trebuie emis și dacă poate fi înlocuit de factură. Deși pare un document secundar, utilizarea corectă a avizului este importantă pentru a evita probleme în timpul transportului sau la controalele fiscale.

Ce este avizul de însoțire a mărfii?
Avizul de însoțire a mărfii este un document care însoțește bunurile pe durata transportului. Rolul său este de a justifica deplasarea fizică a mărfii de la un punct la altul, atunci când aceasta nu este însoțită de o factură.
Avizul nu este un document de plată și nu înlocuiește factura. El are rol strict de document de transport, care arată ce marfă este transportată, de unde pleacă și unde ajunge.

Când este obligatoriu avizul de însoțire?
Avizul de însoțire a mărfii este obligatoriu în situațiile în care bunurile sunt transportate fără a fi însoțite de o factură. Cele mai frecvente cazuri sunt:
• transportul mărfurilor înainte de emiterea facturii,
• transferul de bunuri între gestiuni sau puncte de lucru,
• livrarea de bunuri pentru testare, demonstrații sau mostre,
• returnarea mărfurilor,
• transportul bunurilor către sau de la un depozit.
În toate aceste situații, avizul justifică legal deplasarea bunurilor și trebuie să fie prezent pe durata transportului.

Când NU este necesar avizul de însoțire?
Avizul de însoțire nu este necesar atunci când marfa este însoțită de o factură fiscală emisă corect. Factura îndeplinește, în acest caz, și rolul de document de transport.
De aceea, dacă emiți factura înainte de livrare și aceasta însoțește marfa, nu mai este nevoie de aviz.

Ce informații trebuie să conțină un aviz de însoțire?
Pentru a fi considerat valid, avizul de însoțire trebuie să conțină informații clare despre bunurile transportate și despre părțile implicate. Printre acestea se numără datele de identificare ale emitentului, datele destinatarului, descrierea mărfurilor, cantitățile și data transportului.
Este important ca informațiile din aviz să fie coerente cu cele din factura emisă ulterior, pentru a evita neconcordanțe în evidența fiscală.

Legătura dintre aviz și factură:
Avizul de însoțire este, de cele mai multe ori, un document temporar. După finalizarea livrării sau a transportului, acesta trebuie urmat de emiterea facturii fiscale.
Factura va face referire la avizul de însoțire, asigurând astfel continuitatea documentelor și o evidență clară a tranzacției.

Ce se întâmplă dacă transportul nu este însoțit de documente?
Transportul de bunuri fără documente justificative poate atrage sancțiuni. În lipsa unui aviz sau a unei facturi, autoritățile pot considera că bunurile sunt transportate ilegal, ceea ce poate duce la amenzi sau alte complicații administrative.
De aceea, este esențial ca fiecare transport să fie însoțit de documentul corect, în funcție de situație.

Concluzie: Avizul este despre transport, nu despre plată
Avizul de însoțire a mărfii este obligatoriu atunci când bunurile sunt transportate fără factură. El justifică deplasarea mărfii și te protejează în cazul unui control. Atunci când marfa este însoțită de o factură fiscală, avizul nu mai este necesar.
Pe scurt:
dacă nu ai factură pe transport, ai nevoie de aviz.
Este un document simplu, dar esențial pentru o evidență corectă și pentru evitarea problemelor legale.